Praxis-Kit

Nebenkostenabrechnung zu spät erhalten: Frist prüfen in drei Schritten

Kurz erklärt

Der Vermieter muss Ihnen die Betriebskostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Geht sie später bei Ihnen ein, kann er eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei Ihnen angekommen ist.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Ein bestimmtes Ergebnis kann nicht zugesagt werden.

Schritt 1: Abrechnungszeitraum finden

Der Abrechnungszeitraum steht auf der Abrechnung. Er umfasst höchstens zwölf Monate und muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, zum Beispiel 01.07. bis 30.06.

Schritt 2: Frist berechnen

Die Frist endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Beispiel: Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025 → Die Abrechnung muss Ihnen spätestens am 31.12.2026 zugegangen sein.

Schritt 3: Zugang nachweisen – wann kam der Brief an?

Es kommt auf den Zugang bei Ihnen an, nicht auf das Datum im Schreiben oder den Poststempel. Notieren Sie das Eingangsdatum, heben Sie den Umschlag auf und machen Sie gegebenenfalls ein Foto. Im Streitfall muss in der Regel der Vermieter beweisen, dass und wann Ihnen die Abrechnung zugegangen ist.

Ausnahmen: wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat

Die Nachforderung ist nicht ausgeschlossen, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das kann etwa der Fall sein, wenn die Grundsteuer erst nachträglich festgesetzt wird. Der Vermieter muss die Nachforderung dann aber zügig geltend machen. Nach dem BGH ist er im Regelfall gehalten, sie innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses zu erheben. Lässt er sich länger Zeit, kann die Nachforderung trotzdem ausgeschlossen sein (BGH, Urt. v. 05.07.2006 – VIII ZR 220/05).

Guthaben trotzdem einfordern?

Die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB gilt nur für Nachforderungen des Vermieters. Ein Guthaben aus der Abrechnung muss der Vermieter auch dann auszahlen, wenn die Abrechnung verspätet kommt. Sie haben außerdem weiterhin Anspruch darauf, dass er überhaupt abrechnet.

Kommt gar keine Abrechnung, hängt das Vorgehen davon ab, ob Sie noch in der Wohnung wohnen:

  • Laufendes Mietverhältnis: Sie können die laufenden Betriebskostenvorauszahlungen zurückhalten, bis die Abrechnung vorliegt (Zurückbehaltungsrecht, § 273 BGB). Die schon gezahlten Vorauszahlungen können Sie in dieser Lage nach der BGH-Rechtsprechung in der Regel nicht zurückverlangen.
  • Beendetes Mietverhältnis: Hat der Vermieter nicht fristgerecht abgerechnet, können Sie nach der Rechtsprechung des BGH die geleisteten Vorauszahlungen für den betreffenden Zeitraum zurückfordern (BGH, Urt. v. 09.03.2005 – VIII ZR 57/04). Rechnet der Vermieter später doch noch ab, richtet sich der Anspruch nach dieser Abrechnung.

Ob und in welcher Höhe Ihnen im Einzelfall etwas zusteht, kann nicht zugesagt werden. Lassen Sie sich vor dem Zurückhalten von Zahlungen beraten.

Was, wenn gar keine Abrechnung kommt?

Sie können den Vermieter schriftlich zur Abrechnung auffordern. Im laufenden Mietverhältnis können Sie die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten (§ 273 BGB). Nach dem Auszug kommt die Rückforderung der Vorauszahlungen in Betracht (BGH VIII ZR 57/04). Lassen Sie sich vorher beraten. Das Kit enthält dafür den Musterbrief „Abrechnung anfordern oder Vorauszahlungen zurück“.

Was Sie dem Vermieter schreiben können

Neutral und sachlich, zum Beispiel:

„Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Zeitraum] ist mir am [Datum] zugegangen. Die Frist nach § 556 Abs. 3 BGB endete am [Datum]. Ich gehe daher davon aus, dass die Nachforderung von [Betrag] ausgeschlossen ist, und zahle sie nicht. Sollten Sie Gründe haben, aus denen Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, bitte ich um Mitteilung.“

Fristen-Rechner und den Musterbrief „Verfristete Nachforderung zurückweisen“ finden Sie im Praxis-Kit Nebenkostenabrechnung. Einen ersten Eindruck gibt die Leseprobe.

Ihre eigene Einwendungsfrist

Auch Sie haben eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Vorher können Sie Einsicht in die Belege verlangen (im Kit: Musterbrief 1 „Belegeinsicht anfordern“, enthalten in der Leseprobe).

Beratung und Hilfe

Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich am besten an eine Beratungsstelle:

  • Mieterverein vor Ort: Beratung für Mitglieder (Mitgliedsbeitrag)
  • Verbraucherzentrale: Angebot je nach Bundesland, Beratung teils kostenpflichtig
  • Bei geringem Einkommen: Beratungshilfeschein beim Amtsgericht für eine Anwältin oder einen Anwalt (Eigenanteil bis 15 €)
  • Einige Städte und Gemeinden bieten eine eigene Mieterberatung an. Fragen Sie bei Ihrer Stadt oder Gemeinde nach.

Weitere Adressen: Beratungsstellen

Häufige Fragen

Muss ich eine verspätete Nachforderung bezahlen?

Geht die Abrechnung später als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Das gilt nicht, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.

Zählt das Datum auf dem Schreiben?

Nein, entscheidend ist der Zugang bei Ihnen. Im Streitfall muss in der Regel der Vermieter beweisen, dass und wann Ihnen die Abrechnung zugegangen ist. Notieren Sie das Eingangsdatum und heben Sie den Umschlag auf.

Bekomme ich ein Guthaben trotzdem?

Ja. Die Ausschlussfrist betrifft nur Nachforderungen des Vermieters. Ein Guthaben muss er auch nach Fristablauf auszahlen. Sie können weiterhin die Abrechnung verlangen. Fehlt sie ganz, können Sie im laufenden Mietverhältnis die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten und nach dem Auszug die Vorauszahlungen in der Regel zurückfordern (BGH VIII ZR 57/04). Ein bestimmtes Ergebnis kann nicht zugesagt werden.

Was, wenn gar keine Abrechnung kommt?

Sie können den Vermieter schriftlich zur Abrechnung auffordern. Im laufenden Mietverhältnis können Sie die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten (§ 273 BGB). Nach dem Auszug kommt die Rückforderung der Vorauszahlungen in Betracht (BGH VIII ZR 57/04). Lassen Sie sich vorher beraten.

Wie lange kann ich selbst Einwände erheben?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB).

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an einen Mieterverein, eine Verbraucherzentrale oder nutzen Sie einen Beratungshilfeschein.

Quellen: gesetze-im-internet.de (§§ 273, 556 BGB); BGH VIII ZR 220/05; BGH VIII ZR 57/04; mietrecht.org; wgv.de Ratgeber.