Nebenkostenabrechnung prüfen: Checkliste in klaren Schritten

Stand der Informationen: 10.11.2026 · Rechtsstand: 09.11.2026

Kurz erklärt

Prüfen Sie zuerst, ob die Abrechnung rechtzeitig kam. Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2025, muss sie Ihnen bis zum 31.12.2026 zugehen. Danach prüfen Sie Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Ihren Anteil, die abgezogenen Vorauszahlungen und ob nur vereinbarte, umlagefähige Betriebskosten enthalten sind.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Dieser Ratgeber richtet sich an Mieterinnen und Mieter, nicht an Vermieter. Diese Hinweise gelten für Mietwohnungen. Für Gewerberäume und Sozialwohnungen gelten teils andere Regeln.

Das brauchen Sie:

die Abrechnung mit allen Anlagen, auch der Heizkostenabrechnung
Ihren Mietvertrag mit der Vereinbarung zu den Betriebskosten
die Abrechnung des Vorjahres
Kontoauszüge mit Ihren monatlichen Vorauszahlungen
den Umschlag oder eine Notiz, wann die Abrechnung bei Ihnen ankam

Schritt 1: Zuerst die Frist

Der Vermieter muss Ihnen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB).

Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2025: Die Abrechnung muss Ihnen spätestens am 31.12.2026 zugegangen sein.
Zeitraum 01.07.2025 bis 30.06.2026: Die Abrechnung muss Ihnen spätestens am 30.06.2027 zugegangen sein.

Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei Ihnen zugeht, nicht wann sie abgeschickt wurde oder welches Datum auf ihr steht (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Kommt es zum Streit, muss der Vermieter den rechtzeitigen Zugang beweisen. Notieren Sie das Eingangsdatum am Tag des Zugangs und bewahren Sie den Umschlag auf.

Kommt die Abrechnung später, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen.

Wie Sie die Frist genau berechnen, welche Ausnahmen es gibt und was Sie dem Vermieter schreiben können, lesen Sie im Ratgeber Nebenkostenabrechnung zu spät?

Schritt 2: Die Mindestangaben

Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 S. 1 BGB). Ein Abrechnungszeitraum umfasst höchstens zwölf Monate.

Bei Häusern mit mehreren Wohnungen gehören nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs mindestens diese Angaben in die Abrechnung (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15, mit weiteren Nachweisen):

☐ eine Zusammenstellung der Gesamtkosten
☐ die Angabe und, soweit nötig, die Erläuterung der Verteilerschlüssel
☐ die Berechnung Ihres Anteils
☐ in der Regel der Abzug Ihrer Vorauszahlungen

Fehlt eine dieser Angaben, kann ein formeller Fehler vorliegen. Solche formellen Fehler sind laut Verbraucherzentrale aber selten geworden. Häufiger sind inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, zu hohe oder zu niedrige Vorauszahlungen oder ein Posten, der nicht umgelegt werden darf. Inhaltliche Fehler sollten Sie innerhalb der Einwendungsfrist gegenüber dem Vermieter beanstanden. Welche Folgen ein Fehler in Ihrem Fall hat, klären Sie mit einer Beratungsstelle.

Schritt 3: Posten für Posten

Umlegbar sind nur Betriebskosten, deren Umlage im Mietvertrag vereinbart ist und die zu den Kostenarten des § 2 BetrKV gehören (§ 556 Abs. 1 BGB). Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). „Sonstige Betriebskosten“ müssen im Vertrag einzeln benannt sein.

Gehen Sie die Abrechnung mit diesen Fragen durch:

☐ Steht jede abgerechnete Kostenart in Ihrem Mietvertrag?
☐ Gibt es Posten wie „Sonstiges“, Bankgebühren, Reparaturen oder Verwaltung?
☐ Enthält der Posten Hauswart auch Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten?
☐ Stimmen Ihre Wohnfläche und die Gesamtfläche mit dem Vorjahr überein?
☐ Passt der Verteilerschlüssel zu dem, was im Vertrag steht?
☐ Hat sich ein Posten gegenüber dem Vorjahr stark verändert? Dann lohnt ein Blick in die Belege.

Einen Posten nachrechnen: Ihr Anteil ergibt sich meist so: Gesamtkosten des Postens geteilt durch die Summe aller Einheiten, mal Ihre Einheiten. Ein Beispiel mit ausgedachten Zahlen: Müllabfuhr 3.600 € für das ganze Haus, verteilt nach Wohnfläche. Das Haus hat 1.200 m², Ihre Wohnung 60 m². Ihr Anteil: 3.600 € geteilt durch 1.200 m², mal 60 m², ergibt 180 €. Steht in Ihrer Abrechnung ein anderer Betrag, fragen Sie nach.

Schritt 4: Heizkosten grob einordnen

Die Kosten einer zentralen Heizung müssen in der Regel zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).
Rechnet der Vermieter entgegen der Heizkostenverordnung nicht nach Verbrauch ab, dürfen Sie Ihren Anteil an diesen Kosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).
Sind fernablesbare Zähler eingebaut, muss der Vermieter Ihnen monatlich Verbrauchsinformationen geben (§ 6a HeizkostenV); fehlen diese Informationen oder die vorgeschriebenen fernablesbaren Zähler, ist eine Kürzung um 3 Prozent möglich (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Wird mit Brennstoffen wie Gas oder Heizöl geheizt, werden die CO2-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt.

Schritt 5: Nachzahlung oder Guthaben

☐ Stimmen die abgezogenen Vorauszahlungen mit Ihren Kontoauszügen überein (Monatsbetrag mal Anzahl der Monate)?
☐ Ist der Saldo am Ende richtig gerechnet?

Nach der Rechtsprechung wird eine Nachzahlung grundsätzlich fällig, sobald Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugeht. Eine eigene Prüffrist sieht das Gesetz nicht vor. Manche Mieter zahlen unter Vorbehalt; was das in Ihrem Fall bewirkt, klären Sie am besten mit einer Beratungsstelle.

Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, steht es Ihnen zu, auch wenn die Abrechnung zu spät kam.

Schritt 6: Belegeinsicht oder Einwand

Ist ein Posten unklar, können Sie Einsicht in die Belege verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB, gilt seit 1. Januar 2025). So gehen Sie vor: Belegeinsicht verlangen.

Haben Sie einen Fehler gefunden, teilen Sie Ihre Einwendungen dem Vermieter schriftlich mit. Die Frist dafür endet mit Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB). Teilen Sie Einwände trotzdem möglichst früh mit, denn eine Nachzahlung kann schon vorher fällig sein (siehe Schritt 5).

Lassen Sie sich vor dem Zurückhalten von Zahlungen beraten.

Hilfe: Mieterverein und Verbraucherzentrale

Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich am besten an eine Beratungsstelle:

Mieterverein vor Ort: Beratung für Mitglieder (Mitgliedsbeitrag)
Verbraucherzentrale: Angebot je nach Bundesland, Beratung teils kostenpflichtig
Bei geringem Einkommen: Beratungshilfeschein beim Amtsgericht für eine Anwältin oder einen Anwalt (Eigenanteil bis 15 €)
Einige Städte und Gemeinden bieten eine eigene Mieterberatung an. Fragen Sie bei Ihrer Stadt oder Gemeinde nach.

Weitere Adressen: Beratungsstellen

Häufige Fragen

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung für 2025 kommen?

Ist das Kalenderjahr 2025 der Abrechnungszeitraum, muss Ihnen die Abrechnung bis zum 31.12.2026 zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei einem anderen Zeitraum endet die Frist zwölf Monate nach dessen Ende.

Worauf sollte ich bei der Nebenkostenabrechnung achten?

Achten Sie auf Zeitraum, Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und die abgezogenen Vorauszahlungen. Prüfen Sie außerdem, ob nur vereinbarte, umlagefähige Betriebskosten enthalten sind.

Was ist ein formeller Fehler in der Nebenkostenabrechnung?

Nach der Rechtsprechung muss eine Abrechnung mindestens die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und in der Regel den Abzug Ihrer Vorauszahlungen enthalten (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Fehlt eine dieser Angaben, kann ein formeller Fehler vorliegen. Sind Angaben nur falsch, etwa zu hohe oder zu niedrige Vorauszahlungen, ist das meist ein inhaltlicher Fehler, den Sie innerhalb der Einwendungsfrist beanstanden sollten.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Verwaltungs- und Instandhaltungskosten gehören nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Umlegbar sind nur Kostenarten nach § 2 BetrKV, die im Mietvertrag vereinbart sind.

Muss ich die Nachzahlung zahlen, während ich prüfe?

Eine Nachzahlung wird grundsätzlich fällig, sobald Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugeht; eine Prüffrist sieht das Gesetz nicht vor. Teilen Sie Einwände oder den Wunsch nach Belegeinsicht möglichst früh schriftlich mit. Lassen Sie sich beraten, bevor Sie Zahlungen zurückhalten.

Wie lange kann ich Einwände gegen die Abrechnung erheben?

Bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB).

Weiter: Musterbrief und Kit

Prüfschema in neun Schritten, Posten-Ampel zu den 17 Kostenarten, Hinweise zu Heizkosten und CO2-Kostenaufteilung, 11 Musterbriefe und einen Excel-Prüfrechner, unter anderem für Fristen, finden Sie im Praxis-Kit Nebenkosten. Den Musterbrief „Belegeinsicht anfordern“ zeigt die Leseprobe (PDF, ohne Anmeldung).

Weiterlesen: Alle Ratgeber zum Thema Nebenkosten · Alle Themen zu Miete & Wohnen

Hinweis: Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an einen Mieterverein oder eine Verbraucherzentrale, oder nutzen Sie einen Beratungshilfeschein.

Herausgeber: Denis Kotenjow, Praxis-Kit

Quellen: gesetze-im-internet.de (§ 556 BGB; §§ 1, 2 BetrKV; §§ 6a, 7, 12 HeizkostenV; CO2KostAufG); BGH, Urt. v. 20.01.2016, VIII ZR 93/15; BGH, Urt. v. 05.07.2006, VIII ZR 220/05; BGH, Urt. v. 21.01.2009, VIII ZR 107/08 (Pressemitteilung Nr. 016/2009); BGBl. 2024 I Nr. 323 (§ 556 Abs. 4 BGB seit 01.01.2025); Verbraucherzentrale, Nachzahlungs-Schock (Stand 18.03.2025).